どの業界業種でも繁忙期の時期が決まっていることが多いでしょう。
税理士の私も少なからず繁忙期といった時期はあります。
繁忙期から逃れられなくても、「時間に追われない」ようにするための事前対策は可能です。
繁忙期は突然やってくるわけではない
先日、最寄り駅から自宅途中にある税理士事務所の電気がついていました。
休日なのに、なぜだろうと思いましたが、世間は確定申告シーズン。
そういえば勤務時代、土日に出勤していたな、と。
当時は「みんなで頑張って乗り切ろう」という空気がありましたし、お客様から「お忙しい時期ですよね」と気を遣われることもありました 。
お客様から気を遣わせてしまうのは、プロ失格だなと思う反面、それほど良い信頼関係を築けているのだと、税理士という仕事の有り難さを感じる部分もあります 。
ですが、時期が事前に分かっているなら、精神論やお客様の理解に甘えるのではなく事前対策を徹底しましょう。
私がやっていること
私がやっていること・活用していることはこのようなことです。
- Excel
Excelは税理士業との相性バツグン。
ショートカットキーが使えない会計税務ソフトを使うより効率的です。
自作Excelでお客様のお話しを伺いながらその場で入力し、税額試算や経営分析などで活用しています。
- RPA
定型業務をする場合に効率化できます。
WindowsであればPower Automate Desktopを無料で使用できます。
- 税金の勉強
税理士であれば当然のことかもしれませんが、知っているか知っていないかで当然時間効率が変わります。
仕事で忙しくて勉強ができないことは好ましくないため、あえて勉強の時間を予定として入れています。
- 情報収集
本、セミナー、ブログ、YouTube、メールマガジンなど
そこで得た情報で気になった効率化などを試してます。
誰の許可をえずにすぐに試せるのがひとり税理士のメリットかもしれません。
- 電話をなくす
電話をかけるも不在、折り返しがかかるも取れず……。
この繰り返しは非常に非効率です。
電話しか使えない方とは、仕事のスタイルが合わないでしょう。
電話がかかってきても「メールで返事しますね」とお伝えしましょう。
無理に合わせる必要はありません。
- 紙のやりとりをなくす
請求書など、メールやクラウドストレージなどで送りしましょう。
印刷し、宛名を手書きし、ポストまで出しに行くのはおすすめしません。
どうしても郵送が必要な場合は、Webゆうびんというサービスがおすすめです。
- IT、スキルへの投資
パソコン、ショートカットキー、タイピング、AI、プログラミング、クラウドストレージ
タイピング練習は無料でできます。
私はe-typingを使用しています。
- タスク管理
ひとりで業務を行うと当然ですが事務作業などもすべて自分でやらないといけなくなります。
それに加え上記の勉強や投資を行うためにタスク管理を行いどの業務にどのぐらい時間がかかったかも記録しています。
記録を繁忙期以外のときに見返し分析し、次回に活かせるように改善を行っています。
鉄は熱いうちに打て
時間に追われないためには、「繁忙期が終わった直後」の対策が最も効果的です。
記憶が鮮明なうちに、改善しましょう。
そして仕事道具へ投資をしましょう。
最新のパソコンを使用するだけで今までの業務を早く処理することができます。
下手な節税するより、一番の節税になります。
また、それなりの覚悟は必要となりますが、負荷をかけましょう。
負荷をかけるからこそ成長するものです。
あえて、繁忙期にプライベートの予定を先に入れたり
1日3分タイピング練習するだけでも、十分なトレーニングです。
【余白ログ】
昨日は、午前中に税理士業、午後にブログを。
